Między kreatywnością a organizacją

Praca w agencji interaktywnej to codzienność pełna wyzwań, różnorodnych zadań i kontaktu z ludźmi. Na co dzień pełnię rolę opiekuna klienta, łącząc obowiązki organizacyjne z bezpośrednią współpracą zarówno z klientami, jak i naszym zespołem. Moje stanowisko wymaga elastyczności, dobrej komunikacji i umiejętności sprawnego zarządzania wieloma procesami jednocześnie.

Lubię swoją pracę. To pierwsze, co przychodzi mi na myśl, gdy próbuję opisać, czym się zajmuję na co dzień. Lubię to, co robię – mimo że bywa intensywnie, zmiennie i wymagająco. Co ciekawe, kiedy zatrzymałam się na chwilę, żeby zastanowić się nad tym głębiej, doszłam do zaskakującego wniosku: to, co bywa największym trudem mojej pracy, jednocześnie daje mi najwięcej satysfakcji. Paradoks? Być może. Ale bardzo prawdziwy.

Tym elementem jest multitasking, czyli wielozadaniowość, która doskonale oddaje charakter mojego stanowiska. Każdy dzień to przełączanie się między różnorodnymi zadaniami – od kontaktu z klientami, przez przygotowywanie wycen, aż po kwestie administracyjne. To właśnie ta dynamika i różnorodność sprawiają, że trudno się nudzić.

Co bywa trudne?

• Równoczesność zadań: W jednym czasie prowadzę rozmowy z klientami, odpowiadam na maile, przygotowuję wyceny, weryfikuję pliki do druku, dbam o poprawność tekstów, komunikuję się z księgowością czy opracowuję dokumenty. Lista zadań jest naprawdę długa.
• Wysokie priorytety – jednocześnie: Zdarza się, że kilka zadań „pali się” w tym samym czasie. Wymaga to działania pod presją i szybkiego podejmowania decyzji.
• Zmienność i nieprzewidywalność: Planowanie jest ważne, ale w tej pracy trzeba być gotowym na niespodziewane sytuacje. Nieraz okazuje się, że zaplanowane zadania muszą ustąpić miejsca pilnemu zleceniu od klienta.
• Nadmiar informacji: Głowa cały czas pracuje. Ilość tematów – większych i mniejszych – bywa przytłaczająca. Trzeba bardzo uważać, żeby niczego nie pominąć.
• Rozległość zakresu obowiązków: Od obsługi klienta, przez działania graficzne, aż po faktury, zamówienia i organizację montaży – praca jest wymagająca pod kątem organizacyjnym.

Co daje satysfakcję?

• Ciągły ruch i działanie: Nie ma mowy o monotonii. Każdy dzień przynosi coś nowego – nowe wyzwania, nowe zadania.
• Satysfakcja z efektów: Ukończenie trudnego zlecenia i zadowolenie klienta – to najlepsza nagroda.
• Kontakty międzyludzkie: Cenię sobie współpracę z naszymi klientami, grafikami i resztą zespołu, partnerami biznesowymi i księgowością. Z wieloma osobami łączą nas długotrwałe, partnerskie relacje.
• Stały rozwój: Zmieniające się trendy, nowe technologie i nietypowe zapytania klientów sprawiają, że nieustannie się uczę.
• Poczucie sprawczości: Choć mam dużą swobodę działania, zawsze wiem, że mogę liczyć na wsparcie zespołu, jeśli pojawi się trudna sytuacja.
• Nasi klienci: Pracujemy głównie z klientami, którzy są z nami od lat – co daje poczucie stabilności i wzajemnego zaufania.

Jak radzę sobie z wielozadaniowością?

Dobre planowanie to podstawa, ale równie ważna jest elastyczność. Z doświadczenia wiem, że w tej pracy niewiele rzeczy da się zaplanować „na sztywno” – dlatego kluczowa jest umiejętność szybkiego reagowania.

Mam jednak wypracowane mechanizmy, które pomagają mi utrzymać porządek:

• Rano porządkuję skrzynkę mailową, potem przeglądam zadania w Asanie.
• Najpierw zajmuję się sprawami graficznymi, by graficy mogli działać, później przechodzę do spraw administracyjnych.
• W ciągu dnia kontroluję priorytety – elastycznie dostosowuję plan do aktualnej sytuacji.
• Na początku i końcu miesiąca skupiam się na zadaniach księgowych i dokumentacyjnych.
• Staram się łączyć podobne zadania i minimalizować rozpraszacze, np. nadmiar maili czy niepotrzebne przerywniki.

Wiem też, że czasem jedno zadanie zrobione uważnie i dobrze, przynosi lepszy efekt niż dziesięć „odhaczonych” w pośpiechu. Dlatego nie zawsze chodzi o ilość, ale o jakość.